makalah pengantar manajemen - fungsi perencanaan

FUNGSI PERENCANAAN

( Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas matakuliah pengantar manajemen )

Disusun oleh:

arie ramadan

Jurusan Manajemen-A

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

UIN SUNAN GUNUNG DJATI BANDUNG

Jl.A.H.Nasution No.105 Bandung 40614 Telp: (022) 7802844

2014/2015

KATA PENGANTAR

            Puji serta syukur penulis panjatkan khadirat Allah SWT karena atas rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan makalah tentang “Fungsi Perencanaan” yang diajukan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Pengantar Manajemen.

 Penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam pembuatan makalah ini. Terutama kepada dosen mata kuliah pengantar manajemen.Penulisberharapmakalahinidapat memberikan manfaat baik untuk penulis maupun pembaca.

Dalammenyusunmakalahinipenulistelahberusahasecaramaksimal.Penulismenyadaribahwamakalahinijauhdarikesempurnaan, namunhaltersebutmenutupkemungkinanadanyakelebihandankekurangan, untukitukritikdan saran yang membangunsangatpenulisharapkanuntukperbaikan. Atas perhatiannya, penulis ucapkan terimakasih.

           

Bandung, 25 September 2014

Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..................................................................................................... i

DAFTAR ISI..................................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN

1.1        Latar Belakang ..............................................................................................  1

1.2        Rumusan Masalah ......................................................................................... 2

1.3        Tujuan ........................................................................................................... 2

BAB II PEMBAHASAN

2.1     Pengertian Perencanaan................................................................................. 3

2.2     Asas-Asas Perencanaan................................................................................. 3

2.3     Jenis-jenis Rencana........................................................................................ 5

2.4     Prediction and Primacy Planing..................................................................... 11

2.5     Keuntungan dan Kerugian Perencanaan........................................................ 16

BAB III PENUTUP

3.1        Kesimpulan ................................................................................................ 23

3.2        Saran .......................................................................................................... 23

DAFTAR PUSTAKA

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.      Latar Belakang

Setiap organisasi perlu melakukan suatu perencanaan dalam setiap kegiatan organisasinya, baik perencanaan produksi, prencanaan program maupun perencanaan anggarannya. Perencanaan (planing) merupakan proses dasar bagi organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara mencapainya. Oleh karena itu, perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai sebelum melakukan proses-proses  perencanaan.

Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tindakan. Perencanaan diperlukan dalam setiap jenis kegiatan, baik itu kegiatan organisasi, perusahaan maupun kegiatan di masyarakat, dan prencanaan ada dalam setiap fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.

Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi dan firasat (dugaan).

Pokok pembahasan pada makalah ini berfokus pada elemen-elemen tertentu dari proses perencanaan dan proses yang sangat berhubungan dengan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Kemudian memperkenalkan konsep perencanaan dan menyajikan sejumlah pendekatan untuk mengefektifkan perencanaan dari berbagai jenis.

Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi, untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan dan pengontrolan tidak dapat berjalan.

1.2.         Rumusan Masalah

1.      Apa penegertian perencanaan ?

2.      Apa saja jenis-jenis perencanaan ?

3.      Apa saja keuntungan dan kerugian perencanaan ?

1.3.         Tujuan

1.      Mengetahui pengertian perencanaan.

2.      Mengetahui apa saja jenis-jenis perencanaan.

3.      Mengetahui apa saja keuntungan dan kerugian dari perencanaan

A.    Pengertian perencanaan

Perencanaan (planning) adalah fungsi dasar (fundamental) manajemen, karena organizing, staffing, directing, dan controlling pun harus terlebih dahulu direncanakan. Perencanaan ini adalah dinamis. Perencanaan ini ditujukan pada masa depan yang penuh dengan ketidakpastian, karena adanya perubahan kondisi dan situasi.

Hasil perencanaan baru akan diketahui pada masa depan. Agar risiko yang ditanggung itu relatif kecil, hendaknya semua kegiatan, tindakan, dan kebijakan direncanakn terlebih dahulu. Perencanaan ini adalah masalah “memilih”, artinya memilih tujuan, dan cara terbaik untuk mencapai tujuan tersebut dari beberapa alternatif yang ada. Tanpa alternatif, perencanaan pun tidak ada. Perencanaan merupakan kumpulan dari beberapa keputusan.

Berikut ini adalah definisi rencana menurut beberapa ahli:

a.      Harold Koontz dan Cryl O’Donnel

Planning is function of manager which involves the selection from alternatives of objectives, policies, procedures, and programs.

Artinya: Perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan-tujuan, kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, program-program, dari alternatif yang ada

b.      G.R Terry

Planning is the selecting and relating of facts and the making and using of assumptions regarding the future in the visualization and formulation of proposed activitoins believed necessary  to achieve desired results.

Artinya : Perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa mendatang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

c.       Louis A. Allen

Planning is the determination of the course of action to achieve a desired result.

Artinya: Perencanaan adalah menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

A.    Asas-Asas Perencanaan(Principles of Planning)

1.      Principle of contribution to objective

Setiap perencanaan dan segala perubahannya harus ditujukan kepada pencapaian tujuannya.

2.      Principle of efficiency of planning

Suatu perencanaan efisien, jika perencanaan itu dalam pelaksanaannya dapat mencapai tujuan dengan biaya uang sekecil-kecilnya.

3.      Principle of primacy of planning

Perencanaan aalah keperluan utama para pemimpin dan fungsi-fungsi lainnya , organizing, staffing, dircting, controlling.

Seseorang tidak akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen lainnya, tanpa mengetahui tujuan dan dan pedoman alam melaksanakan kebijaksanaan.

4.      Principle of pervasiveness of planning

Asas pemerataan perencanaan memegang peranan penting mengingat pemimpin pada tingkat tinggi banyak mengerjakan perencanaan dan bertanggung jawab atas berhasilnya rencana itu.

5.      Principle of planning premise

Patokan –patokan perencanaan sangat berguna bagi ramalan, sebab premis-premis perencanaan dapat menunjukkan kejadian-kejadian yang akan datang.

6.      Principle of policy frame work

Kebijaksanaan ini menunjukkan pola kerja, prosedur-prosedur kerja , dan program-program kerja tersusun.

7.      Principle of timing

Adalah perencanaan waktu yang relatif singkat dan tepat.

8.      Principle of planning communication

Perencanaan dapat disusun dan dikoordinasikan dengan baik, jika setiap orang bertanggung jawab terhadap pekerjaan ya dan memperoleh penjelasan yang memadai mengenai bidang yang akan dilaksanakannya.

9.      Principle of alternative

Alternatif ada pada setiap serangkaian kerja dan perencanaan  meliputi pemilihan rangkaian alternatif dalam pelaksanaan pekerjaan, sehingga tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

10.  Principle of limiting factor

Dalam pemilihan alternatif-alternatif, pertama-tama harus ditujukan pada fktor-faktor yang strategis dan dapat membantu pemecahan masalah. Asas alternatif dan pembatasan faktor merupakan syarat untuk dapat menetapkan keputusan.

11.  The commitment principle

Perencanaan harus memperhitungkan jangka waktu keterikatan yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan.

12.  The principle of the flexibility

Perencanaan yang efektif memerlukan fleksibilitas,tetapi tidak berarti mengubah tujuan.

13.  The principle of the navigation change

Perencanaan yang efektif memerlukan pengamatan yang terus menerus terhadap kejadian-kejadian yang timbul dalam pelaksanaannya untuk dapat mempertahankan tujuan.

14.  Principle of strategic planning

Dalam kondisi tertentu manager harus memilih tindakan-tindakan yang diperlukan untuk menjamin pelaksanaan rencana agar tujuan tercapai dengan efektif.

Maksud Perencaaan (purpose of planning)

1.      Perencanaan adalah salah satu fungsi manajer yang meliputi seleksi atas alternatif-alternatif tujuan, kebijakan, prosedur, dan program.

2.      Perencanaan pada asasnya adalah memilih dan persoalan perencanaan timbul, jika suatu alternatif cara bertindak ditemukan.

3.      Perencanaan, sebagian besasr merupakan usaha membuat hal-hal terjadi sebagaimana di yang dikehendaki.

4.      Perencanaan adalah suatu proses pemikira, penentuan tindakan-tindakan secara sadar berdasarkan keputusan-keputusan menyangkut tujuan, fakta, dan ramalan.

5.      Perencanaan adalah usaha menghindari kekosongan tugas, tumpang tindih, dan meningkatkan efektivitas potensi yang dimiliki.

Tujuan perencanaan (objective of planning)

1.      Perencanaan bertujuan untuk menentukan tujuan, kebijakan, prosedur, dan program serta memberikan pedoman cara-cara pelaksanaan yang efektif dalam mencapai tujuan.

2.      Perencanaan bertujuan untuk menjadikan tindakan ekonomis, karena semua potensi yang dimiliki terarah dengan baik kepada tujuan.

3.      Perencanaan adalah salah satu usaha yang memperkecil resiko yang dihadapi pada masa mendatang.

4.      Perencanaan menyebabkan tujuan dilaksanakan secara teratur dan bertujuan.

5.      Perencanaan memberikan gambaran yang jelas dan lengkap tentamg seluruh pekerjaan.

6.      Perencanaan membantu penggunaan suatu alat pengukuran hasil kerja.

7.      Perencanaan manjadi suatu landasan untuk pengendaian.

8.      Perencanaan adalah suatu usaha untuk menghindari mismanagement dalam penempatan karyawan.

9.      Perencanaan membantu peningkatan daya guna dan hasil organisasi.

B.     Jenis-jenis rencana

1.      Tujuan (objective)

Tujuan yang diinginkan harus dirumuskan sejelas-jelasnya agar dapat dipahami  dan ditafsirkan dengan mudah oleh orang lain. Tujuan yang diinginkan itu juga harus wajar, ideal, rasional, dan cukup menantang untuk diperjuangkan dan dapat dicapai oleh banyak orang. Tegasnya, tujuan yang diinginkan itu harus ditetapkan, supaya perencanaan itu tidak mengambang.

      Perlu disadari bahwa tanpa tujuan yang ingin dicapai berarti proses manajemen juga tidak ada.

2.      Kebijaksanaan (policy)

Kebijaksanaan adalah suatu jenis rencana yang memberikan bimbingan berpikir dan aeah dalam pengambilan keputusan. Karena dengan kebijaksanaan ini maka rencana akan samakinmembaik dan menjuruskan daya pikir dari pengambilan keputusan ka arah tujuan yang diinginkan.

      Dalam praktek pengertian, kebijaksanaan sering ditafsirkan salah, karena banyak yang menafsirkan bahwa kebijaksanaan diartikan penyimpangan dari ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan. Padahal pengertian kebijaksanaan itu adalah suatu batas dalam pengambilan keputusan yang diperbolehkan.

Pentingnya kebijaksanaan

1.      Kebijaksanaan merupakan bagian dan membawa arah fungsi perencanaan . kebijaksanaan merupakan kerangka dasar pemikiran dalam membimbing tindakan yang akan diambil untuk mencapai hasil yang diinginkan. Kebijaksanaan akan memberikan arti terhadap tujuan.

2.      Kebijaksanaa n akan memberikan arti terhadap tujuan.

3.      Kebijaksanaan dipergunakan untuk menempatkan tujuan perusahaan atau organisasi yang sebenarnya.

4.      Kebijaksanaan merupakan alat delegation of authority yang penting bagi pengorganisasian.

5.      Kebijaksanaan merupakan alat untuk mendapatkan wewenang.

Tingkat-tingkat kebijaksanaan

1.      Kebijkasanaan pokok dibuat oleh manajer puncak atau oleh pemilik perusahaan. Pada tingkat ini perencanaan lebih bersifat membimbing kearah pemikiran untuk manajerial, yaitu memberikan petunjuk serta menggariskan secara umum, baik mengenai tujuan maupun carany. Jadi belum jelas untuk segera dapat dilaksanakan, tetapi telah memberikan batas dalam pengambilan keptusan.

2.      Kebijaksanaan umum yang dibuat oleh manajer madya. Pada tingkat ini perencanaan lebih bersifat administratif, yaitu sudah lebih jelas menunjukkan cara-cara bagaimana tujuan-tujuan yang telah digariskan dalam perencanaan yang sifatnay direktif dapat dilaksanakan sebaik-baiknya. Kebijaksanaan umum ini harus merupakan penjabaran yang lebih terinci dari pada kebijaksanaan pokok.

3.      Kebijaksanaan bagian yang dibuat oleh manajer lini(supervisor) dan atau mandor. Dalam tingkat ini setiap anggota kelompok lebih banyak mempunyai tugas menghasilkan, sehingga tugas ini bersifat operatif yaitu pekerjaan yang berakhir dengan menghasilkan sesuatu yang konkret. Jadi, sifat perencanaan pada tingkat ini, juga lebih bersifat  operatif yakni bagaimana carany menjalankan agar dicapai hasil yang sebaik-baiknya.

Kebijaksanaan juga dikenal dengan

1.      Impose policies, adalah kebijaksanaan-kebijaksanaan yang timbul sebagaiakibat faktor-faktor eksternal, seperti pemerintah ,persatan dagang,  trade union.

2.      Appealed policies, adalah kebijaksanaan yang timbul dari usul-usul seseorang manajer terhadap atasannya mengenai suatu hal khusus, seperti cara mengendalikan hal itu.

3.      Originated policies, adalah meliputi kebijaksanaan yang dimulai oleh para manajer  untuk memiliki pedoman yang dibutuhkan, diciptaka oleh bawahannya untuk memiliki perusahaan.

4.      Policies of opportunism , artinya tidak membuat kebijaksanaan dan keputusan sampai suatu keadaan dihadapi. Maksud tindakan ini adalah membuat lawan-lwan hanya menerka-nerka.

Policies of opportunism ini merupakan suatu gaya penipuan dan membuat lawan ragu-ragu mengenai tindakan-tindakan yang akan diambil terhadap mereka.

Kebijaksanaan seperti ini terutama digunakan oleh manajemen puncak dan penggunaanya yang paling tepat ditemukan didalam dunia politik, pemerintahan, dan ketentaraan.

Syarat-syarat kebijaksanaan

1.      Kejelasan (clearity) artinya kebijaksanaan yang diambil harus jelas maksud, arah, dan tujuannya, supaya tidak salah ditafsirkan.

2.      Luwes (flexibility) artinya kebijaksanaan itu juga jangan kaku.

3.      Konsisten  (consistency), artinya harus tetap dalam pendirian atau tujuan.

4.      Berkepribadian (individuality), artinya khas, tersendiri.

Kebaikan dan keburukan kebijaksanaan tertulis

Kebaikannya:

1.      Manajer dibimbing untuk berpikir sejalan dengan arti kebijaksanaan, isi dan penggunaannya dapat di pelajari.

2.      Kebijaksanaan menjadi jelas dan salah pengertian dapat dikurangi.

3.      Perlakuan yang sama dan tetap atas problem yang dihadapi dapat diperoleh.

4.      Meyakinkan bahwa kebijaksanaan tidak diubah atau bukti autentik ada.

5.      Tersedianya otoritas kebijaksanaan yang berguna dalam banyak hal.

6.      Mudah digunakan sebagai frekuensi yang mempunyai kekuasaan.

Keburukannya:

1.      Kebijaksanaan tersebar luas dan mungkin jatuh ketangan orang  yang tidak mempunyai hubungan dengannya atau jatuh ke tangan saingan.

2.      Sulit untuk menulis kebijaksanaan secara tepat dan menyeluruh.

3.      Fleksibilitas dalam penggunaannya dapat terhambat.

4.      Perubahan dalam kebijaksanaan untuk disesuaikan dengan keadaan sulit dilakukan.

5.      Rahasia ataupun tindakan yang akan dilakukan dapat diketahui oleh saingan.

Kebaikan dan keburukan kebijaksanaan lisan

Kebaikannya:

1.      Kerahasiaannya lebih terjamin

2.      Penggunaannya dapat fleksibel.

Keburukannya:

1.      Penafsirannya sering berbeda-beda, sebab tidak dapat dipelajari lebih jelas.

2.      Kebijaksanaan dapat berubah, sebab tidak ada bukti yang autentik.

3.      Prosedur

Prosedur-prosedur juga merupakan suatu jenis rencana, karena prosedur menunjukkan pemilihan cara bertindak dan berhubungan dengan aktivitas-aktivitas masa depan. Prosedur benar-benar merupakan petunjuk-petunjuk untuk tindakan dan bukan untuk cara berpikir. Prosedur memberikan detail-detail tindakan, sehingga suatu aktivitas tertentu harus dilaksanakan. Esensinya adalah rentetan tindakan yang diatur secara kronologis atau berurutan.

George R. Terry

A procedure is a series of related tasks that make up the chronological sequence and the established way of performing the work to be accomplished.

Artinya :

Prosedur adalah suatu rangkaian tugas yang mewujudkan urutan waktu dan rangkaian itu harus dilaksanakan.

Penetapan prosedur dalam rencana adalah penting, supaya pelaksanaan kerja tidak simapang-siur. Banyak kelambatan dan kemandekan dalam pekerjaan yang disebabkan oleh kurang tertibnya prosedur kerja. Kebijaksanaan akan memberikan bimbingan untuk “berpikir” dalam menentukan suatu keputusan. Prosedur juga akan memberikan bimbingan tetapi sifat bimbingannya jelas dan secara nyata harus diapakai sebgai pedoman dalam hal “bertindak”. Kebijaksanaan membutuhkan “intepretasi” dalam penggunaannya sedangkan prosedur tidak.

4. Rule

Rule adalah suatu rencana tentang peraturan-peraturan yang telah ditetapkan dan harus ditaati. Rule kadang-kadang ditimbulkan oleh prosedur, tetapi keadaannya tidak sama. Perbedaannya terletak dalam hal bahwa rule tidak menurut “urutan-urutan” tindakan dan waktu pelaksanaan pekerjaan. Persamaannya adalah baik rule maupun prosedur merupakan sama-sama memberikan bimbingan bimbingan untuk bertindak yang baik. Perbedaan rule dan policies terletak dalam hal bahwa policies bertujuan memberikan bimbingan atau menentukan pemikiran dalam pengambilan keputusan dengan menegaskan atau  menentukan batas-batas lapangan tindakan , sedangkan rule tidak dimaksudkan untuk membimbing pemikiran, melainkan memberikan bimbingan agar setiap tindakan jangan menyimoang dari peraturan.

5.Program

Program adalah suatu rencana yang pada dasarnya telah menggambarkan rencana yang konkret. Rencana ini konkret karena dalam “program sudah tercantum, baik sasaran, kebijaksanaan, prosedur, waktu maupun anggarannya.” Jadi program juga merupakan usaha-usaha untuk mengefektifkan rangkaian tindakan yang harus dilaksanakan menurut bidangnya masing-masing.

Suatu rencana umumnya meliputi bidang-bidang “produksi,finansial, personalia, dan pemasaran” yang masing-masing disusun dari berbagai program dan setiap program ini harus saling menunjang pelaksanaan berbagai macam program itu.

Dalam praktek sering pimpinan meminta rencana, seharusnya dimintakan ini adal program. Programming adalah proses penyusunan suatu program, jadi programming sifatnya dinamis, sedang program sifatnya statis.

6. Budget

Budget (anggaran) adalah suatu rencana yang menggambarkan penerimaan dan pengeluaran yang akan dilakukan pada setiap bidang. Dalam anggaran ini hendaknya tercantum besarnya biaya dan hasil yang akan diperoleh. Jadi, anggaran harus rasional. Untuk jelasnya pengertian budget ini penulis mengutif definisi, sebagai berikut.

Budget adalah suatu ikhtiar dari hasil yang diharapkan dan pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil tersebut yang dinyatakan dalam kesatuan uang. (penulis)

Jose Burkhead

A performance budget is one which present the purpose and adjectives for which funds are required the cost of the programs proposed for achieving those objectives and quantitative data reassuring the accomplishements and work performed under each program.

Artinya :

Performance budget, menggambarkan maksud dan tujuan penggunaan dana-dana, biaya-biaya, program-program yang diusulkan untuk mencapai tujuan tersebut, serta data kuantitatif yang mengatur penyelesaian pekerjaan yang ditetapkan pada setiap program.

Traditional budget

            Traditional budget adalah cara-cara menyusun data kebutuhan akan anggaran yang tidak didasarkan atas pemikiran dan analisis tentang rangkaian kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Dalam penganggaran harus ditetapkan sumber-sumber dana dan penggunaan dana secara jelas, terinci agar semua pengeluaran dan hasil yang diharapkan tercapai dengan baik. Anggaran sangat perlu untuk pengendalian dana yang tersedia, apakah penggunaan dana itu sesuai dengan yang direncanakan, khususnya di bidang keuangan.

7. Metode

Metode merupakan hal yang fundamental bagi setiap tindakan dan hubungan dengan prosedur. Suatu prosedur terdiri dari serangkaian tindakan.

George R. Terry

A method can be defined as the result of determining the manner of work performance of a task giving adequate consideration of objectives, facilities available and total expenditures of time, money, and effort.

Artinya :

Suatu metode dapat didefinisikan sebagai hasil penentuan cara pelaksanaan suatu tugas dengan suatu pertimbangan yang memadai menyangkut tujuan, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan jumlah penggunaan waktu, uang, dan usaha.

8. Strategi

Strategi (siasat) adalah juga termasuk jenis rencana, karena akan menentukan tindakan-tindakan pada masa datang untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Strategi ini pada hakikatnya adalah suatu interpretative planning yang disebut dengan memperhitungkan rencana saingan. Penyusunan strategi (siasat) ini didasarkan atas pemanfaatan keunggulan-keunggulan kita dari pada saingan. Celah-celah kelemahan harus dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya sehingga kita unggul dalam persaingan tersebut.

Strategi (siasat) ini kerahasiannya tinggi (top secret), jangan sampai saingan mengetahuinya, agar tidak ada kontra strategi dari pihak-pihak saingan.

Strategi pada dasarnya adalah penentuan cara yang harus dilakukan agar memungkinkan memperoleh hasil yang optimal, efektif, dan dalam jangka waktu yang relatif singkat serta tepat menuju tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.

            Faktor-faktor penting yang menjadi perhatian dan perhitungan dalam mementukan strategi adalah :

1.      Memperhitungkan keunggulan dan kelemahan yang dimiliki daripada pihak-pihak saingan.

2.      Memanfatkan keunggulan dan kelemahan-kelemahan pihak saingan.

3.      Memperhitungkan keadaan lingkungan intern maupun ekstern yang dianggap mempengaruhi perusaan.

4.      Mempengaruhi faktor-faktor ekonomis, sosial, dan psikologis.

5.      Memperhatikan faktor-faktor sosio-kultural dan hukum.

6.      Memperhitungkan faktor ekologis dan geografis.

7.      Menganalisis dengan cermat rencana pihak-pihak saingan.

Dengan memperhatikan dan memperhitungkan semua faktor di atas  maka disusunlah

Rencana strategi berdasarkan skala urutan prioritas tindakan dengan penyelesaian secara bertahap. Tahap-tahap pelaksanaan yang ditetapkan dalam urutan prioritas, harus saling berkaitan, saling menunjang, dan tidak terpisahkan satu sama lainnya.

Strategi-strategi dalam perencanaan

            Prof.L.C Serrel mengemukakan strategi dalam perencanaan, sebagai berikut.

1.      Camel head in the tent (memasukan kepala unta dalam tenda), artinya hendaknya pengajuan rencana dilakukan bertahap, karena jika diajukan secara menyeluruh  kemungkinan besar rencana itu akan ditolak.

2.      Sowing seed on fertile ground  (menebarkan bibit pada tanah subur), artinya untuk mengajukan suatu rencana, pilihlah orang-orang yang kiranya dapat menerima rencana itu.

Apabila sudah ada orang yang akan menerima rencana itu, biarkanlah orang itu memepengaruhi kelompoknya, sehingga rencana itu dapat diterima oleh semua anggotanya.

3.      Mass concentrated offense (penyerangan secara terkonsentrasi), artinya jika rencana tu telah dapat diterima pelaksanaannya, jangan ditangguhkan melainkan harus dilakukan secepatnya. Karena jika ditangguhkan kemungkinan rencana itu tidak dapat dilaksanakan sebab perubahan kondisi dan situasi.

Strategi ini disebut sebagai pendekatan “gempa bumi”, karena getarannya dapat menjalar ke semua bagian.

4.      Confuse the issue (mengalihkan perhatian)

Strategi ini dimaksudkan untuk mengalihkan perhatian dengan jalan menggunakan pendekatan yang tidak langsung menyinggung pokok persoalan. Karena jika persoalan pokoknya langsung disinggung, dapat menimbulkan kerugian terhadap keseluruhan rencana. Orang mengusahakan sekuat tenaga untuk mengalihkan perhatian dengan jalan mengajukan pertanyaan yang sama sekali tidak berhubungan dengan persoalan yang sedang diperbincangkan.

5.      Use strong tactics only when necessary (mempergunakan taktik keras hanya jika perlu)

Strategi hanya digunakan, jika diperlukan sekali. Strategi taktir keras ini jangan digunakan setiap waktu karena kalau demikian halnya akan mengurangi keampuhannya.

6.      Pass the buck(lepaskan tanggung jawab)

Strategi ini berarti melemparkan tanggung jawab kepada pihak lain, sehingga yang bersangkutan terlepas dari segala akibart perbuatannya. Strategi ini dapat dinamakan mencari kambing hitam yaitu pihak yang seharusnya bertanggung jawab menghindar, sehingga orang lain yang terkena risiko perbuatannya.

7.      Time is great healer (waktu ialah penyembuh yang terbaik)

Strategi ini dimaksudkan untuk mendapatkan bantuan dari waktu. Seperti diketahui bahwa waktu berjalan terus dengan kejadian yang berganti-ganti. Karena itu tindakan yang dilakukan tidak perlu tergesa-gesa, sebab dengan menunggu banyak tindakan maka tindakan itu tidak perlu dilakukan lagi.

8.      Strike while the iron is hot (pukulah besi ketika masih panas), artinya terapkanlah rencana dengan segera, jika terlihat gejala bahwa orang tidak menentangnya. Jadi, suatu situasi yang menguntungkan segera dimanfaatkan sepenuhnya. Sebab jika ditangguhkan, kemungkinan rencana itu tidak dapat dilaksanakan, karena perubahan kondisi dan situasi.

9.      Two heads are better than one (pemikiran dua orang lebih baik dari satu orang)

Strategi ini dimaksudkan untuk memperoleh pemikiran dan perumusan yang terbaik mengingat bahwa suatu persoalan akan dipecahkan dengan sempurna, apabila terjadi pertukaran pikiran yang sebaik-baiknya antara para manajer yang berpengalaman dan berkeahlian.

10.  Divide and rule (membagi dan menguasai)

Strategi ini dimaksudkan untuk membagi kelompok dan menguasainya, agar kelompok itu menerima rencana yang diajukan dan maksud yang diinginkan.

Work simplification

Work simplification is applying common sense for finding the most economical use of human effort, materials, machines,  time, and spaces so that easies and better ways of doing work can be employed.

Artinya :

Penyederhanaan pekerjaan adalah penggunaan logika untuk mencari penggunaan yang paling ekonomi dari usaha manusia, materi, mesin-mesin, waktu, dan ruang agar cara-cara yang paling mudah dalam mengerjakan pekerjaan dapat digunakan.

Prinsip penyederhanaan pekerjaan adalah pemborosan dalam rangka melaksakan pekerjaan harus dapat ditiadakan dengan jalan menerapkan penyederhanaan-penyederhaan pekerjaan secara mantap, menekankan usaha membuat setiap komponen pekerjaan menjadi produktif melalui jalan penerapan akal sehari-hari. Terutama dibantu oleh partisipasi pengetahuan para pekerja dan melalui para pekerja.

D. PREDICTION AND PRIMACY PLANNING

            Perencanaan pada dasarnya ditetapkan berdasarkan peramalan (perkiraan) asumsi-asumsi masa yang akan datang.

Prediction berarti perkiraan-perkiraan yang nonilmiah, sehingga kepastiannya sangat diragukan. Misalnya, jika hari sangat panas, sering diperkirakan orang akan turun hujan.

Planning prediction ini merupakan perencanaan yang tidak didasarkan atas analisis dan perhitungan ilmiah dari data, informasi, dan fakta tetapi hanya didasarkan atas perkiraan (ramalan-ramalan) saja.

Primacy (premises) adalah ramalan-ramalan yang berdasarkan ilmiah atau analisis dan perhitungan ilmiah dari data, informasi, dan fakta.

Planning premises adalah perencanaan ilmiah yang didasarkan atas ramalan-ramalan (asumsi-asumsi) yang menyatakan suatu latar belakang dari kejadian-kejadian yang akan terjadi diperkirakan mempengaruhi rencana.

Premis harus didasarkan pada analisis data, informasi, fakta, dan mengasumsikan kejadian-kejadian yang akan terjadi pada masa depan, baik yang mendukung maupun yang menghambat rencana. Dengan demikian kita dapat menetapkan suatu rencana yang terbaik dari alternatif-alternatif yang ada.

Manly, Have Jones

A premises is a statement containing a description of both a cause and result which we deem to the alternative we are examaning.

Artinya :

Premis adalah suatu laporan tertulis secara teratur dan terinci dari unsur-unsur sebab dan akibat serta hubungan antara kedua unsur itu pada alternatif-alternatif yang dinilai.

Premis diaudit dari external, internal, tangible premises.

External premises, adalah semua data yang diperoleh dari luar perusahaan, misalnya peraturan-peraturan pemerintah, perkembangan masyarakat,dan perkembangan teknologi.

Internal premises, adalah semua data yang ada dalam perusahaan, seperti capital investment, sales, dan lain sebagainya.

Tangible premises, adalah data yang secara nyata dapat dilihat, dapat diukur dalam satuan-satuan tertentu, misalnya meter, kilogram, liter, dan lain sebagainya.

Intangible premises, adalah data yang tidak dapat dilihat secara nyata dan tidak dapat dilukiskan secara pasti, tetapi akibatnya dapat dirasakan, misalnya kemauan baik, sikap, status perusahaan, dan lain sebagainya.

Umumnya premises dapat diklasifikasikan dalam dua golongan, yaitu :

1.      Premises yang memberi keterangan atau hasil yang dikehendaki, misalnya sistem penjualan yang baik menyebabkan penjualan akan naik.

2.      Premises yang memberikan keterangan mengenai konsekuensi atau sesuatu yang tidak dikehendaki, misalnya membuat barang yang out of date yang menimbulkan kerugian karena tidak laku.

Bagaimanakah hubungan antara premises dengan prediction ?

            Prediction berarti taksiran (perkiraan) sekarang mengenai kejadian-kejadian pada masa depan yang tidak dapat dikontrol, sedangkan premises (perencanaan-ramalan) dapat dikontrol. Premises selalu didasarkan pada ramalan, tetapi ramalan dapat dilakukan tanpa premises. Ramalan banyak ketidakpastiannya dan risikonya besar, sedangkan premises berdasarkan hasil analisis data, informasi, dan fakta. Jadi risikonya terlalu kecil.

Dalam perencanaan perusahaan perlu dilakukan ramalan-ramalan tentang :

1.      Economic premises (forecasting) atau ramalan ekonomi.

2.      Government controls and fiscal action atau pengawasan pemerintah dan tindakan pajak.

3.      Industry demand atau permintaan akan hasil-hasil industri.

4.      Consumer behavior atau tingkah laku konsumen.

5.      Individual firms sales atau penjualan produk perusahaan industri.

6.      Social and ethical consideration atau pertimbangan-pertimbangan etis dan sosial.

Teknik-teknik umum dalam penginterpretasian data, informasi, dan faktauntuk merumuskan ramalan-ramalan adalah sebagai berikut :

1.      Trajectory techniques adalah teknik-teknik untuk penginterpretasian data, informasi, dan fakta ke arah masa yang akan datang.

2.      Cylic techniques adalah teknik-teknik untuk penginterpretasian data dari kejadian-kejadian yang terjadi berulang-ulang pada waktu-waktu tertentu.

3.      Associative techiques adalah teknik-teknik untuk menggabung-gabungkan data dari berbagai kejadian.

4.      Persistence techniques adalah teknik yang beranggapan bahwa segala sesuatu tidak berubah atau kalaupun jalannya lambat sekali, sehingga idak akan menimbulkan gangguan.

Ancangan dalam perencanaan

            Ancangan dalam perencanaan dikenal atas: top down planning dan buttom up planning.

Top down planning adalah rencana yang disusun pada tingkat atas kemudian diserahkan kepada bawahan (daerah/cabang).

Misalnya, pemerintah pusat merencanakan hal-hal yang akan dibangun di daerah-daerah, atau kantor pusat merencanakan hal-hal yang akan dilaksanakan oleh kantor-kantor cabangnya.

Kebaikannya:

1.      Rencana itu akan lebih seragam di semua daerah atau kantor cabang.

2.      Sentralisasi kebijaksanaan akan lebih seragam pada semua kantor cabang atau daerah.

Keburukannya:

1.      Rencana ini sering tidak sesuai dengan kebutuhan daerah (cabang) sebab yang paling mengetahui kebutuhan daerah (cabang)ialah daerah (cabang) bersangkutan.

2.      Perencanaan rencana sering mendapat hambatan, karena kondisi daerah (cabang) yang tidak sama.

3.      Manfaat hasil rencana itu kurang berarti bagi daerah bersangkutan.

4.      Pelaksana di daerah (kantor cabang) kurang fleksibel/kaku.

5.      Kurang mendorong perkembangan profesional pimpinan daerah (kantor cabang) perusahaan.

6.      Semangat dan gairah kerja pelaksana kurang antusias.

Bottom up planning adalah perencanaan yang terlebih dahulu disusun pada tingkat bawah (daerah, kantor cabang), kemudian berdasarkan hasil itu ditetapkan apa yang akan direncanakan di kantor pusat perusahaan. Jelasnya, rencana yang dibuat di pusat berpedoman pada perencanaan dari daerah atau kantor cabang.

Misalnya, untuk menyusun apa yang akan dibangun di daerah-daerah atau kantor cabang perusahaan terlebih dahulu daerah menentukannya, seperti daerah mengisi Daftar isian Proyek (DIP). Denga demikian pembangunan untuk daerah akan lebih tepat sesuai dengan kebutuhan daerah (kantor cabang) besangkutan.

Kebaikannya:

1.      Rencana itu akan sesuai dengan kebutuhan daerah (kantor cabangnya).

2.      Rencana itu akan lebih bermanfaat dan efektif sebab pelaksana akan antusias mengerjakannya.

3.      Mendorong perkembangan profesionalisme pimpinan daerah/perusahaan.

4.      Recana itu akan lebih fleksibel/tidak kaku.

5.      Rencana itu akan lebih sesuai dan terarah pada kebutuhan daerah.

6.      Pengendalian rencana relatif lebih baik.

7.      Rencana tersebut akan lebih sesuai dengankondisi daerah/ perusahaan.

Keburukannya:

1.      Rencana itu tidak seragam untuk semua daerah (kantor cabang).

2.      Kebijaksanaan kurang seragam pada setiap daerah (kantor cabang).

3.      Perencanaan di pusat waktunya relatif lama.

Perlu dihayati bahwa “suatu perusahaan (daerah) akan lebih cepat berkembang, jika desentralisasi perencanaan (buttom up planning) lebih dikembangkan, hanya hal-hal tertentu saja yang tetap diterapkan sentralisasi perencanaan (top down planning)”.

Kategori perencanaan

1.      Physical planning adalah perencanaan mengenai tata susun perusahaan, gedung-gedung, tempat kerja, dan lain sebagainya.

2.      Functional planning adalah perencanaan mengenai sifat, bagian-bagian yang berhubungan dengan fungsi-fungsi tertentu dalam perusahaan.

3.      Comprehensive planning adalah perencanaan yang mencakup perusahaan secara keselruhan dan faktor-faktor ekstern yang mempengaruhi usaha-usahanya.

4.      General combination planning adalah perencanaan gabungan 1, 2, 3, diatas.

Untuk menentukan lokasi atau tempat perusahaan industri perlu dipertimbangkan hal-hal berikut:

1.      Jaringan transportasi yang baikke tempat industri itu.

2.      Fasilitas-fasilitas yang tersedia, misalnya pembangkit listrik, air, dan lain sebagainya.

3.      Tenaga kerja yang tersedia.

4.      Harga tanah untuk lokasi pabrik itu.

5.      Sumber bahan baku dan pemasaran produksi yang dihasilkan.

6.      Kebijaksanaan pemerintah, sikap masyarakat sekitarnya, dan lain-lain.

7.      Lokasi pemukiman karyawan dan sarana pendidikan, olahraga dan lain sebagainya.

8.      Kelestarian dan kenyamanan lingkungan.

9.      Tempat pembuangan limbah industri.

Network planning

            Network planning (perencanaan jaringan kerja) adalah untuk menentukan urutan waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan pekerjaan.

Network planning ini diperlukan, karena penyelesaian proyek melibatkan banyak perusahaan dan setiap perusahaan hanya mengerjakan satu jenis suku cabang (onderdil). Supaya penyelesaian proyek itu tepat pada waktunya maka setiap perusahaan yang membuat spare part (onderdil) harus menyelesaikannya tepat waktu.

Misalnya, proyek penerbangan angkasa luar, diharapkan pembuatannya tepat waktunya dan pelatihan orang juga tepat pada waktu, sehingga proyek itu akan terlaksana sesuai waktunya. Dengan cara ini rencana pemanfaatan waktu sangat ditekankan, karena tidak perlu menunggu suatu pekerjaan selesai baru mengerjakan yang lainnya. Dalam network planning pekerjaan (aktivitas) dilakukan secara serentak dan harus selesai secara bersamaan pula, sehingga penyelesaian proyek itu relatif lebih cepat.

Proyek adalah suatu pkerjaan yang waktu dan biayanya telah ditetapkan secara pasti serta diinformasikan pada papan pengumuman proyek, sehingga masyarakat mengetahuinya.

Misalnya, proyek X, mulai dikerjakan tanggal 02-09-1993, selesai tanggal 02-09-1994 dan biayanya seratus juta rupiah. Jadi, diinformasikan secara terbuka, sehingga masyarakat dapat memberikan penilaian tentang kewajarannya.

2

Contoh Network Planning:

1

3

4 (event)

aktivitas

 

Keterangan:

a.      1, 2, 3, dan 4 adalah event (kejadian).

b.      Jarak 1 ke-2; 1 ke-3; 1 ke-4; dan 3 ke-4 disebut aktivitas.

Event (kejadian) terjadi tanpa memerlukan waktu dan dana. Aktivitas adalah kegiatan di antara dua event yang memerlukan waktu dan dana tertentu, misalnya mulai tanggal 02-09-1993 sampai dengan 02-09-1994 dan besarnya dana Rp. 100 juta.

Program evaluation and review techniques (PERT)

Perencanaan dengan PERT, artinya suatu proyek dibagi dalam beberapa event dan aktivitas, yakni untuk bagian-bagian kecil pekerrjaan dan untuk tiap-tiap kegiatan ditentuukan waktu yang di perlukan, sehingga seluruh pekerjaan direncanakan waktu penyelesayannya dengan teliti dan cermat.

PERT adalah suatu metode yang bertujuan mengurangi adanya penundaan sebanyak mungkin, maupun gangguan dan konflik produksi, mengkoordinasi, dan mempercepatselesainya proyek.

PERT (teknik penilayan dan peninjauan program) adalah suatu metode perencanaan dan pengendalian bagi proyek-proyek yang sipatnya tidak berulang, yakni pekerjaan yang belum pernah dilakukan sebelumnya dan yang tidak akan di laksanakan kembali dengan cara yang persis sama pada waktu yang akan dating.

CPM (criticalpart method = metode jalur kritis) adalah suatu teknik perencanaan dan pengendalian yang dipergunakan dalam proyek yang mempunyai data biaya dari masa lampau.

E. KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN PERENCANAAN

Keuntungan perencanaan

1.      Dengan perencanaan tujuan menjadi jelas, objektif dan rasional.

2.      Perencanaan menyebabkan semua aktivitas terarah , teratur dan ekonomis.

3.      Perencanaan akan meningkatkan daya guna dan hasil guna semua potensi yang dimiliki.

4.      Perencanaan menyebabkan semua aktifitas teratur dan bermanfaat.

5.      Perencanaan dapat menggambarkan keseluruhan perusahaan.

6.      Perencanaan dapat memperkecil resiko yang di hadapi perusahaan.

7.      Perencanaan memberikan landasan untuk pengendalian.

8.      Perencanaan merangsang prestasi kerja.

9.      Perencanaan memberikan gambaran mengenai seluruh pekerjaan dengan jelas dan lengkap.

10.  Dengan perencanan dapat diketahui tingkat keberhasilan karyawan..

Kerugian perencanaan

1.      Perencanaan akan membatasi tindakan dan inisyatif para bawahan, karena mereka harus bekerja dengan pola yang telah di tetapkan

2.      Perencanaan dapat menyebabkan terlambatnya tindakan yang yang perlu di ambil dalam keadaan darurat, padahal keadaan darurat perlu perlu diambil keputusan yang cepat

3.      Infrmasi yang diperlukan untuk meramalkan masa yang akan datang belum tentu tepat, sehingga menejer tidak akan dapat secara pasti meramalkan apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang.

4.      Biaya yang diperlukan untuk perencanaan cukup besar, bahkan dapat melampaui apa yang akan di capai .

5.      Perencanaan mempunyai penghalang-penghalang psikologis, karena orang lebih memperhatikan masacukup me sekarang daripada masa yang akan datang .

Syarat-syarat perencanaan dan rencana

Syarat-syarat perencanaan yang baik, yaitu:

1.      Merumuskan dahulu masalah yang akan direncanakan sejelas-jelasnya.

2.      Perencanaan harus di dasarkan pada informasi, data dan fakta

3.      Menetapkan beberapa alternative dan premises-nya

4.      Putuskanlah suatu keputusan yang menjadi rencana

 Jika perencanaan dilakukan dengan baik maka akan dihasilkan suatu rencana yang baik

Sarat-sarat rencana yang baik

1.      Rencana harus mempunyai tujuan yang jelas, objektif, rasional, dan  cukup menantang untuk di perjuangkan.

2.      Rencana harus mudah dipahami dan penapsiran nya hanya satu

3.      Rencana harus dapat dipakai sebagai pedoman untuk bertindak ekonmis rasional

4.      Rencana harus menjadi dasar dan alat untuk pengendalian semua tindakan 

5.      Rencana harus dapat dikrjakan oleh sekelompok orang

6.      Rencana harus memajukan urutan-urutan dan waktu pekerjaan

7.      Rencana harus fleksibel, tetapi tidak mengubah tujuan

8.      Rencana harus berkesinambungan

9.      Rencana harus meliputi semua tindakan yang akam dilakukan

10.  Rencana harus berimbang artinya pemberian tugas harus seimbang dengan penyedian fasilitas

11.  Dalam rencana tidak boleh bertentangan antar departemen, hendak nya saling mendukung untuk tercapainya tujuan perusahaan

12.  Rencana harus sensitive terhadap situasi, sehingga terbuka kemungkinan untuk mengubah teknik pelaksanaanya tanpa mengalami perubahan pada tujuan nya

13.  Rencana harus ditetapkan dan di imflementasikan atas hasil analisis data, informasi, dan fakta

Jangka waktu dan rencana

1.      Rencana jangka panjang ( long term planning), waktunya lebih dari lima tahun.

2.      Rencan jangka menengah (middle term planning), waktunya antara 2 sampe 5 tahun.

3.      Rencan jangka pendek (short term planning), waktunya antara 1 sampai 2 tahun.

Untuk menentukan jangka waktu, rencana harus dikaitkan dengan kondisi perusahaan yang di rencanakan itu. Kaitan rencana harus di perhatikan, artinya secara jangka pendek harus terintegrasi dengan rencana jangka menengah, rencana jangka menengah harus terintegrasi dengan rencana jangka panjang. Jelasnya masa jangka panjang adalah bagian dari masa jangka menengah dan masa jangka menengah adalah bagian dari masa jangka panjang.

Jadi, tujuan rencana jangka pendek harus mendukung rencana jangka menengah, dan rencana jangka menengah harus mendukung rencana jangka panjang. Hal ini menyebabkan, tujuan perusahaan

ditetapkan dalam rencana jangka panjang, sedangkan tujuan-tujuan rencana jangka pendek dan rencana jangka menengah ditetapkan hanya untuk mendukung tujuan rencana jangka panjang.

Tujuan mengadakan pembagian waktu rencana ini adalah untuk menetapkan langkah-langkah dan tindakan-tindakan yang harus dilakukan dalam waktu tertentu serta target yang harus di capai pada waktu tersebut.

Jenis rencana perusahaan ditinjau dari segi pentingnya rencana.

1.       Majar planning (rencana utama/rencana vital)

2.       Minor planning (rencana tambahan yang melengkapi rencana utama)

Jenis rencana perusahaan ditinjau  dari tempat perusahaan, yaitu:

1.       Rencana perusahaan pusat (center planning)

2.       Rencana perusahaan cabang (regional branch planning)

Prosedur perencanaan

Prosedur (langkah-langkah) perencanaan yang baik dilakukan dengan sebagai berikut:

1.       Menjelaskan dan mengetahui dahulu masalah, usaha dan tujuan yang akan di rencanakan itu

2.       Mengumpulkan data , informasi, dan fakta yang diperlukan secukupnya.

3.       Menganalisis dan mengklasifikasidata, informasi, dan fakta serta hubungan-hubungannya

4.       Menetapkan rencana premises, dan hambatan-hambatan serta hal-hal yang  mendorongnya.

5.       Menentukan beberapa alternatif

6.       Pilihlah rencana yang terbaik dari alternative-alternatif yang ada.

7.       Tetapkanlah urutan-urutan dan penetapan waktu secara rinci bagi rencana yang di usulkan itu.

8.       Laksanakanlah pengecekkan tentang kemajuan rencana yang diusulkan.

Pertanyaan-pertanyaan pokok dalam perencanaan

Pertanyaan-pertanyaan pokok dalam perencanaan (basic question of planning), yang harus di jawab olehbperencana, yaitu what, where, why, when, who and how disingkat 5W+1H

Pertanyaan-pertanyaan ini harus dijawab secara ilmiah, artinya atas hasil analisis, data, informasi, dan fakta, supaya rencana yang dibuat itu relatif baik pelaksanaannya mudah dan tujuan apa yang diinginkan akan tercapai.

1)      What (apa)

Apa yang akan dicapai, tindakan apa yang harus dikerjakan untuk mencapai sasaran-sasaran dan prasarana apa yang diperlukan harus ada penjelasan dan rinciannya

Factor produksi apa yang di perlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tersebut supaya tujuan-tujuan tercapai.

2)      Why (mengapa)

Mengapa itu menjaadi sasaran, mengapa ia harud dilakukan dengan memberikan pennjelasan, mengapa ia harus di kerjakan dan mengapa tujuan itu harus tercapai.

3)      Where (di mana)

Di mana ia akan dilakukan (pemilihan tempat perusahaan), perlu di jelaskan dan diberikan alas an-alasannyaberdasarkan pertimbangan ekonomis. Dimana tempuat semua kegiatan harus di kerjakann, dengan demikian tersedia semua pasilitas yang diperlukan untuk mengerjakan semuanya.

4)      When (kapan)

Kapan rencana akan dilakukan, jadi penentuan waktu dimulainya rencana. Penjelasan waktu mulainya pekerjaan baik untuk tiap-tiap bagian maupun untuk seluruh pekerjaan harus ditetapkan standar waktu untuk memilih pekerjana-pekerjaan itu. Alas an-alasan memilih waktu itu harus di berikan penjelasan sejelas-jelasnya

.

5)      Who (siapa)

Siapa yang akan melakukannya, jadi pemilihan dan penempatan karyawan, menetapkan persyaratan dan jumlah  karyawan yang akan melakukan pekerjaan, luasnya wewenang dari masing-masing pekerja.

6)      How (bagaimana)

Bagaimana mengerjakannya, perlu diberi penjelasan mengenai teknik-teknik pengerjaannya

Itu perencanaan suatuu usah didasarkan atas jawaban pertanyaan-pertanyaan (5W+H) dengan baik maka rencana yang di hasilkan akan baik pula, rusaknya sangat kecil dan pelaksanaannya sangat mudah dan tujuan yang diinginkan akan tercapai.

Leuis A. Allen

Ia mengemukakan bahwa kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam fungsi perencanaan, yaitu:

1.       Forecasting (peramalan)

Perencanaan harus dapat meramalkan, memperkirakan waktu yang akan datang tentang keadaan pasar, perkembangan situasi konsumen, kemajuan teknik, kebijaksanaan pemerintah, dan lain sebagainya. Ramalan-ramalan itu disusun secara sistematis dan berkesinambung serta berusaha mendahului kondisi-kondisi pada waku yang akan datang.

2.       Plandshing objectives (penetapan tujuan)

Dalam rangka meramal ini menejer harus menentukan dengan tegas hasil apa yang diinginkan. Menetapkan tujuan ini adalah tugas dari perencana (planner), Tujuan harus di kembangkan untuk menentukan semua kegiatan yang akan di lakukan.

3.       Programming (pemrograman)

Perencanaan harus menetapkan prosedur kegiatan-kegiatan dan biaya-biaya yang di perlukan untuk setiap kegiatan demi tercapainya tujuan yang diinginkan. Menejer memperkuat langkah-langkah tindakan yang diambil berdasarkan prioritas pelaksanaannya.

4.       Scheduling (penjadwalan)

Menejer harus dapat menetukan waktun waktu yang tepat, karena itu merupakan suatu cirri yang penting dari suatu tindakan yang baik. Menejer menentukan wakyu dari kegiatan-kegiatannya melalui penyusunan jadwal, kapan harus dimulai dan berapa lama setiap aktivitas harus di kerjakan.

5.       Budgeting (penganggaran)

Penyusunan anggaran belanja harus dilakukan oleh perencana dalam mengalokasikan sumber-sumbrer dana yang ada serta penetapan besarnya anggaran untuk setiap kegiatan yang akan di lakukan .

Dalam hal ini di tentukan alat-alat, tenaga kerja serta fasilitas-fasilitas yang di perlukan untuk mencapai tujuan dan melaksanakan acara-acara secara efektif dan efisien. Budgeting ini juga dapat merupakan alat pengendalian dalam keuangan.

6.       Develoving procedure (pengembangan prosedur)

Untuk penghematan, evektifitas, dan keseragama diusahakan sebaik-baiknya sehingga pekerjaan-pekerjaan tertentu harus dilakukan secara yang tepat sama dimana pun pekerjaan itu di selenggarakan.

7.       Establishing and interpreting policies (penetapan dan penapsiran kebijaksanaan)

Untuk menjamin keseragaman dan keselarasan mengurus masalah-masalah dan situasi pokok, seseorang menetukan, menetapkan kebijaksanaan-kebijaksanaan, suatu kebijaksanaan adalah suatu keputusan yang senantiasa berlaku untuk masalah-masalah yang timbul berulang-ulang dalam perusahaan.

Job enrichment (pemerkayaan pekerjaan)

Job enrichmen adalah usaha untuk menggambarkan kembali pekerjaan guna untuk memperbaiki efisiensi tugas dan kepuasan manusia dengan cara memperluas sikap dan kedalaman pekerjaan yang diharuskan dan menyediakan lebih banyak otontas-otontas dan tanggung jawab bagi si pekerja.

Job enrichtment ini sifatnya vertical, artinya pemerkayaan pekerjaan itu harus diikuti dengan penambahan kecakapn, keterampilan, dan pengalaman bekerja bersangkutan. Penambahan pekerjaan itu tidak termasuk dalam job description pejabat itu, tetapi kerna peningkatan kemampuan dan efisisnsi maka diberikan tambahan pekeraan diluar job description-nya

Misalnya seorang dosen dalam job description diberi tugas untuk memberikan kuliah dan menguji mahasiswanya. Sedangkan kompensasi yang diterimanya hanya berdasarkan job description-nya karna dosen tadi dianggap mampu, cukup, dan berpengalaman maka dia di tugaskan membimbing skripsi sebagai pemerkayaan tugasnya.

Tujuannya adalah:

a)      Menyediakan pekerjaan yang paling berarti dan menarik bagi seorang pekerja

b)      Memanfaatkan secara optimal potensi, keteramplan, dan keahlian pekerja.

Job enrichment biasanya diberikan kepada pejabat yang akan di promosikan.

Job enlargement

Job enlargement adalah pemerkayaan jenis pekerjaan seorang karyawan yang sifatnya horizontal, tetapi tidak perlu diikuti penambahan kecakapan keterampilan misalnya, seorang pesuruh dalam job description-nya hanya membersihkan dan membuat minuman, tetapi tugasnya ditambah untuk mengantarkan surat ke kantor pos.

1.PERENCANA (PLANNER)

Perencanaan diproses oleh perencana dan hasilnya berupa rencana perencanaan bersifat dinamis, sedangkan rencana bersifat statis, yang didalmnya lebih di tetapkan tujuan dan pedoman pelaksanaannya. Rencana inilah yang akan dilakukan oleh para pelaku manajemen ini.

Siapakah perencana itu?

Pada dasarnya semua menejer melakukan perencanaan dan menjadi perencana (planner) perbedaannya hanya terletak dalam luasnya rencana yang biasanya. Semakin tinggi posisi pejabat dalam organisasi maka semakin luas bidang rencana yang di susunnya, sepertinrencana menyeluruh (aster plan), dan rencan teknik pelaksanaannya.

Perencanaan itu adalah:

1.       Menejer yang melakukan perencanaannya sendiri

2.       Menejer yang melaksanakannya tetapi disesuaikan dengan usul-usul para karyawan

3.       Menejer yang menetapkan baga, bawahan yang merencanakan

4.       Bawahan yang merencanakan dan menejer yang menentukan

5.       Joint participation in planning

Manajer melaksanakan perencanaannya sendiri

Dalam hal ini menejer secara individu melakukan perencanaannya sendiri tanpa mengikut sertakan bawahannya.

Kebaikannya:

1.       Penyusunan rencana relatif cepat

2.       Biaya perencanaan relatif kecil

3.       Rencana cukup praktis dan fleksibel

4.       Memungkinkan dekatnya manajer dengan masalah yang bersangkutan

Keburukannya:

1.       Menghabiskan banyak waktu manajer , sehingga waktunya untuk meminpin berusahaan berkurang

2.       Rencana yang di susun relatif kurang baik, karena tidak mendapatkan pertimbangan, pendapat, sasaran dari para bawahan.

3.       Pengembangan dan pembinaan karyawan serta kebaikan menejemen partisipasi tidak di manfaatkan

Manajer melaksanakannya, tetapi disesuaikan dengan usul bawahan.

Dalam rencana ini disusun oleh manajer, tetapi penyusunannya didasarkan atas informasi, usul-usul, dan saran-saran bawahan.

Kebaikannya:

1.       Partisipasi bawahan dalam perencanaan dimanfaatkan

2.       Mendorong bawahan untuk berinisiatif

3.       Partisipasi bawahan untuk melaksanakan rencana akan lebih baik

4.       Rencana relatif baik, karna mendapat saran-saran, pertimbangan-pertimbangan yang lebih baik.

5.        Bawahan akan lebih bergairan dalam bekerja, karena mereka merasa di hargai.

Keburukannya:

1.       Waktu dan biaya relatif lama dan besar

2.       Rahasia rencana kurang terjamin.

Manajemen partisipasi artinya mengikut sertakan seseorang untuk memberikan partisipasi dalam melakukan perencanaan dan dalam proses pengambilan keputusan terutama mereka yang secara langsung terlibat dan bertanggung jawab melakukan masalah-masalah yang akan dibereskan.

Manajer menentukann bagan dan bawahan yang merencanakan

Manajr menetapkan dan memberikan bagan, berdasarkan bagan bawahan itu menyusun rencana detailnya.

Kebaikannya:

1.       Mendorong bawahan untuk berinisiatif dan berkreasi

2.       Penerimaan rencana oleh bawahan akan lebih baik

3.       Realisasi perencanaan akan lebih mudah, karena mendapat dukungan dari bawahan

4.       Memanfaatkan partisipasi, kecakapan, dan keterampilan bawahan

5.       Realisasi perencanaan akan lebih terjamin

6.       Waktu manajer untuk keperluan lain lebih banyak.

Keburukan:

1.       Wakyu dan biaya perencanaan akan relatif lama dan banyak

2.       Menyingkirkan manajer dari waktu perencanaan, akibatna mengurangi wibawanya

3.       Keadaan umum perusahaannya kurang di pahami, akibatnya rencana itu kurang lewes dan kurang menyeluruh.

Bawahan yang merencanakan dan manajer yang memutuskan

Perencanaan seperti ini artinya bawahan yang merencanakan dan manejer diminta untuk menyetujiunya.

Kebaikannya:

1.       Meringankan tugas manajer dalam perencanaannya.

2.       Pembinaan dan pengembangan bawahan lebih baik

3.       Bawahan akan berpartisipasi dalam perencanaan

Keburukan:

1.       Adanya resiko bahwa rencana itu kurang mantap dan kurang sesuai

2.       Kesertaan manajer dan pentingnya pranan pribadinya berkurang

Joint participation in planning

Dalam hal ini joint participation in planning dilakukan dengan cara:

1.       Mengadakan konsultasi, semua mengambil bagian dari perencanaan. Ini akan menimbulkan semangat kerja pada bawahan.

2.       Manajer dapat menugaskan suatu komite dalam perencanaan

3.       Manajer juga dapat menugaskan tim-tim dalam perencanaan

Dalam rancngan perencanaan diatas tidak ada yang paling baik, tergantung pada mudah, kerahasiaan dan pentingnya hal yang akan direncanakan.

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

Dalam manajemen segala sesuatu yang harus dilakkan dimulai dari perencanaan, karena pengarahan,pengorganisasian,pengontrolan diawali oleh perencanaan, karena perencanaan adalah tolak ukur suatu keberhasilan dalam manajemen.

Saran

            Sebaiknya dalam mengambil keputusan dan tindakan dalam berbagai bentuk organisasi menggunakan proses dasar manajemen berupa perencanaan.

            Dalam sebuah perencanaan perlu memperhatikan sifat rencana yang baik untuk mencapai hasil yang diinginkan.